Huishoudelijk reglement

Voor het goed functioneren van v.v. de Weide is het huishoudelijk reglement nodig. Het reglement beoogt de leden duidelijkheid te geven, maar het is onmogelijk om alles vast te leggen. Over uitzonderingen en situaties, die niet zijn verwoord, is het laatste woord aan het bestuur. Het bestuur doet een beroep op alle leden en vrijwilligers voor sociale controle op naleving van de huisregels. De Algemene Ledenvergadering heeft de bevoegdheid het Huishoudelijk Reglement te wijzigen.

Voor de organisatie van training en wedstrijden is in het laatste clubblad van het seizoen, het  “bewaarnummer”, alle belangrijke informatie verzameld. Zo beschikt elk lid over een naslagwerk voor teamindelingen, roosters van dienst voor kantine en bestuurskamer,  trainingsrooster en bestuurskamer en informatie over bestuur, leiders en trainers. Verder gelden voor de organisatie rond de wedstrijden op zaterdagen de specifieke regels die zijn opgenomen in de taakomschrijving voor de bestuursleden van dienst. Het is de bedoeling alle relevante informatie te verzamelen en te bundelen in de map “Wie, wat, waar, hoe …….. waarom ?” die bij de bestuursleden van dienst door alle leden en vrijwilligers ter inzage kan worden gevraagd.

Het bestuur zal sancties treffen als een persoon zich niet aan de huisregels houdt. De sancties kunnen variëren van een boete of waarschuwing tot uiteindelijk een royement. Daarbij zal het bestuur rekening houden met de statuten en het door hem vastgestelde protocol wangedrag. Het bestuur vraagt alle leden overtredingen die worden gesignaleerd, te melden. Daarbij is anonimiteit gewaarborgd.

- In het hele clubgebouw, inclusief kleedkamers en gangen, en in het afzonderlijke kleedgebouw geldt een rookverbod.

- De voorwaarden die zijn opgenomen in de gebruiksvergunning van 7 februari 2008 voor het clubgebouw en het afzonderlijke kleedgebouw zijn onverkort van toepassing.

- Personen die agressief gedrag vertonen en/of onder invloed drugs of alcohol verkeren, worden niet toegelaten of van het sportpark verwijderd.

- Het is verplicht afval in de daarvoor bestemde afvalbakken te deponeren.

- Geluidsdragers in kleedkamers mogen niet tot overlast leiden.

- Het is niet toegestaan alcoholhoudende dranken te gebruiken op of langs de velden inclusief de tribune, in de verkeersruimten van de gebouwen en in de kleedkamers. Dit is voorschrift KNVB!

- De voetbaltassen moeten in de tassenrekken in de gang op de begane grond van het clubgebouw worden geplaatst. Het is verboden voetbaltassen te plaatsen op de eerste verdieping.

- De kosten van vernielingen op het sportpark aan eigendommen van de vereniging worden op de daders verhaald. Afhankelijk van de aard kan het bestuur door de politie een proces-verbaal laten opmaken.

- Fietsen zijn op of langs de velden niet toegestaan.

- Fietsen behoren te worden geplaatst in de fietsenrekken voor en achter het clubgebouw.

- De accommodatie moet te allen tijde toegankelijk blijven voor de ziekenauto’s, brandweervoertuigen, zwaar materieel van de gemeente, rolstoelen en kinderwagens.

- De vluchtroutes in het clubgebouw en in het afzonderlijke kleedgebouw moeten te allen tijde vrij blijven.

De Drank- en horecawet verplicht verenigingen voor hun kantine waarin alcoholische dranken worden verkocht (= horeca-inrichting), een bestuursreglement “alcohol in horeca-inrichtingen van vrijwilligersorganisaties” vast te stellen. Het reglement bevat de voorgeschreven regels voor leden, vrijwilligers en bezoekers tijdens hun aanwezigheid op en rond het sportpark van v.v. de Weide. Op grond van een machtiging van de algemene ledenvergadering op 3 december 2007 heeft het bestuur op 20 december 2007 het bestuursreglement vastgesteld. Het bestuursreglement is leidend voor het huishoudelijke reglement. Het bestuursreglement kent voor verantwoorde alcoholverstrekking de volgende wettelijke bepalingen:

- Verkoop van alcoholhoudende drank aan personen jonger dan 16 jaar is verboden.

- Verkoop van sterke drank aan personen jonger dan 18 jaar is verboden.

- Leeftijdsgrenzen en schenktijden moeten zichtbaar in de horeca-inrichting worden opgehangen.

- De verstrekker van alcohol dient bij de aspirant-koper de leeftijd vast te stellen, tenzij betrokkene onmiskenbaar de vereiste leeftijd heeft bereikt.

- Geen alcoholhoudende drank wordt verstrekt als dit leidt tot verstoring van de openbare orde, veiligheid of zedelijkheid.

- Het is niet toegestaan alcoholhoudende drank te verstrekken aan personen die dronken zijn of onder invloed zijn van andere psychotrope stoffen.

- Het is verboden personen toe te laten in de horeca-inrichting die dronken zijn of onder invloed zijn van andere psychotrope stoffen.

In het bestuursreglement staan de volgende huis- en gedragsregels:

- Het is niet toegestaan zelf meegebrachte alcoholhoudende drank te gebruiken in de horeca-inrichting of elders op het terrein van de vereniging of instelling.

- Het is niet toegestaan om in de horeca-inrichting gekochte alcoholhoudende drank elders te nuttigen dan in de horeca-inrichting .

- Er wordt geen alcohol geschonken aan personen die fungeren als chauffeur bij het vervoer van deelnemers aan of naar activiteiten

- Het bestuur wil voorkomen dat personen met meer dan het toegestane promillage alcohol aan het verkeer deelnemen. Op basis daarvan kan de verstrekking van alcoholhoudende drank worden geweigerd.

- Leidinggevenden en barvrijwilligers drinken geen alcohol gedurende hun bardienst.

- Prijsacties die het gebruik van alcohol stimuleren, zoals “happy hours”, “meters bier” en “rondjes van de zaak” zijn in de horeca-inrichting niet toegestaan.

- Vanuit het oogpunt van na te streven alcoholmatiging wordt het gebruik van alcoholvrije drank gepromoot, o.a. door die goedkoper aan te bieden dan alcoholhoudende drank.

- Personen die agressie of ander normafwijkend gedrag vertonen worden door de dienstdoende leidinggevende of barvrijwilliger uit de horeca-inrichting verwijderd.

In het bestuursreglement staan over opening- en taptijden de volgende bepalingen:

- De openingstijden van de horeca-inrichting zijn:

Woensdag: van 20.00  tot 23.00 uur :( april/mei/juni  augustus/september )
Donderdag: van 20.00 tot 23.30 uur
Zaterdag: van 08.00  tot 19.00 uur

- De taptijden (waarop alcoholhoudende dranken worden verstrekt) van de horeca-inrichting zijn:

Woensdag: van 20.00 tot 22.30 uur
Donderdag: van 20.00  tot 23.30 uur
Zaterdag: van 13.00  tot 18.30  uur

Incidenteel – voor wedstrijden of andere bijzondere, clubgerelateerde activiteiten – is de horeca-inrichting op andere tijden dan hierboven vermeld, geopend. Als aanvulling op het bestuursreglement zijn de volgende regels zijn van kracht:

- Aan personen boven de 16 jaar worden geen alcoholhoudende dranken verkocht, als deze bedoeld zijn voor jongeren onder de 16 jaar.

- Het is niet toegestaan al of niet met geweld verstrekking van alcoholhoudende dranken af te dwingen.

- De keuken wordt op zaterdag om 17.30 uur gesloten.

- Feesten of soortgelijke bijeenkomsten zijn toegankelijk voor leden of vrijwilligers die via een algemene of speciale oproep zijn uitgenodigd, zo mogelijk op vertoon van hun lidmaatschapskaart of een persoonlijke uitnodiging.

- Tijdens feesten of soortgelijke bijeenkomsten moeten de consumpties uit de kantine worden afgenomen. Het is niet toegestaan zelf meegebrachte consumpties te gebruiken.

- Tijdens feesten of soortgelijke bijeenkomsten is het rookverbod van toepassing.

- Tijdens feesten of soortgelijke bijeenkomsten gelden voor de kantineprijzen de interne regels die door het bestuur in overleg met de kantinecommissie zijn of worden vastgesteld.

- Op de eerste zaterdag van een nieuw jaar wordt tussen 15.00 en 18.00 uur een nieuwjaarsreceptie voor de leden gehouden.

- Bij een kampioenschap van het 1e  elftal beslist bestuur over het feestprogramma.

- Bij een kampioenschap van veldvoetbal krijgen de jeugdteams van de vereniging een glas drinken en een bakje patat per persoon aangeboden, daarnaast ontvangen spelers een certificaat. De seniorenteams (exclusief het 1e  elftal) een aantal consumptiebonnen.

- Een voetbalteam heeft toestemming van (een lid van) de kantinecommissie (eventueel in overleg met het bestuur) nodig voor een feest of soortgelijke bijeenkomst. Voorwaarden zijn dat een aangewezen barvrijwilliger beschikbaar is en dat er minimaal twee begeleiders zijn, die verantwoordelijk zijn voor de gedragingen van het team. Is dat het geval dan reserveert het lid van de kantinecommissie de datum in de agenda. Het team zorgt zelf voor schoonmaak. Richttijd voor het einde van een feestavond is 23.30 uur. In overleg met de kantinecommissie kan worden afgeweken tot maximaal 01.00 uur.

Voor afspraak is een contract opgesteld, welke wordt getekend door de initiatiefnemer, alvorens de feestavond/bijeenkomst wordt gehouden.(voorwaarden zie contract.)

- Elk jaar wordt in juni een familiedag als afsluiting van het seizoen georganiseerd. Hieraan kunnen alle leden deelnemen. In de jaren waarin een lustrum wordt gevierd, wordt een speciaal jubileumfeest georganiseerd.

- Voor vrijwilligers wordt minimaal éénmaal per jaar een vrijwilligersavond, toegankelijk voor alle vrijwilligers van 16 jaar en ouder, gehouden.

- Bij een kampioenschap of andere feestelijke gebeurtenis wordt van de leiding van het team verwacht dat hij zelf kosteloos een elftalfoto in de Hoogeveen Courant regelt. Is de foto niet kosteloos, omdat sprake is van een sponsorfoto, dan moet dat overlegd worden met de sponsorcommissie.

- Voor vergaderingen en soortgelijke bijeenkomsten die in principe alleen plaatsvinden tijdens de openingstijden van de kantine, moet de bestuurskamer of een andere ruimte tijdig via een lid van de kantinecommissie in de agenda worden gereserveerd.

- Voor vergaderingen en soortgelijke bijeenkomsten buiten de openingstijden van de kantine is toestemming van de kantinecommissie (en eventueel in overleg met het bestuur) nodig. In overleg met de kantinecommissie kan een barvrijwilliger worden geregeld. Lukt dat niet, dan blijft de toegang tot de bar gesloten en kan koffie of thee worden gezet in de bestuurskamer.

- Voor vergaderingen en soortgelijke bijeenkomsten met minder dan vier personen wordt dringend geadviseerd de ruimte in de punt van het clubgebouw te gebruiken.

- Tijdens vergaderingen wordt de bestuurskamer zo weinig mogelijk betreden.

- Tijdens een vergadering hebben bestuur of commissie in principe alleen recht op gratis koffie of thee.

- Automatische incasso is van toepassing op: (bonds-)contributie, kledinglijn, kosten aanvraag spelerspas en boetes. Voor andere bijdragen zal toestemming van het betreffende lid worden gevraagd.

- Het bestuur is bevoegd tot het sluiten van contracten met betaalde krachten. De ondertekening is opgedragen aan de voorzitter, secretaris en penningmeester. De voorbereiding van de contracten voor de trainers worden uitgevoerd door de technische commissie, waarin alle secties zijn vertegenwoordigd.

- Alle teams kunnen een vergoeding voor reiskosten voor competitie- en bekerwedstrijden krijgen als de enkele reisafstand 60 km of meer bedraagt. De vergoeding wordt gegeven op basis van 4 auto’s à € 0,09 per km. Bij 60 km of meer kan ook gebruik worden gemaakt van 2 busjes of een grote bus, als een sponsor de extra kosten wil betalen. Dit laatste moet worden afgestemd met de sponsorcommissie. Bekeuringen met auto’s en busjes voor vervoer naar wedstrijden zijn voor rekening van het betreffende team of chauffeurs.                                                        

- ALLE keepers krijgen één paar keeperhandschoenen per seizoen.(aanvragen bij de kledingcommissie voor een waardebon, deze kan uitsluitend worden ingeleverd bij sportzaak Jan Bols)

- Voor het herhaaldelijk zoekraken van trainings- en wedstrijdmateriaal en kleding kunnen de teams de volgende boetes in rekening worden (gestreefd wordt naar een afsluitbaar ballenhok per team):

Wedstrijd- of trainingsbal € 25,00       
Broekjes of shirts € 15,00       
Paar voetbalkousen €   5,00       
EHBO koffer/-tas of leiders-/trainersjas € 12,50
Trainingshesje, ballennet, flesje of bidon €   2,50

- Voor vergoeding van kosten van het wassen van kleding komen alleen 1e , 2e en 3e  elftal in aanmerking.

- Alle afspraken met eventuele sponsors zullen via sponsorcommissie moeten lopen. Dit geldt eveneens voor alle kleding, materiaal en vervoer, die door sponsors wordt aangeboden. 

- Jaarlijks worden de faciliteiten voor 1e  selectie, zoals onkostenvergoeding en materiaalverstrekking, door de sponsorcommissie besproken met de potentiële sponsors. Het pakket wordt vastgesteld door het bestuur.

- Boetes opgelopen tijdens een wedstrijd komen voor rekening van de overtreder. Dit geldt voor alle teams. Er worden (fair play) geen uitzonderingen gemaakt voor overtredingen in het “belang van het team".

-Wedstrijden waarvoor geen aangewezen KNVB-scheidsrechter is aangesteld, dient door een “ingehuurde” scheidsrechter te worden geleid. Hiervoor gelden de volgende afspraken/vergoedingen:

1.     Voor gediplomeerde scheidsrechters een vergoeding van € 10,- per wedstrijd(seniorenteams,A-junioren,B-junioren en het 1^e damesteam).Voor de overige teams (dames,(M)C-junioren en D-pupillen een vergoeding van € 7,- per wedstrijd.

2.     Voor ongediplomeerde scheidsrechters een vergoeding van € 3,- per wedstrijd. Dit bij een minimum vanaf 7 gefloten wedstrijden. Op kosten van de vereniging kunnen deze categorie scheidsrechters tevens een scheidsrechterscursus volgen.

3.     Kleding scheidsrechters: Een verenigingscheidsrechter kan op vertoon van een aankoopbon, 1 maal per 3 jaar, de helft van de aankoopkosten van een scheidsrechtertenue(met een maximum van € 50,-) declareren.

- Alle declaraties moeten voor afloop van het seizoen, waarop ze betrekking hebben, worden ingeleverd. Overschrijding van de termijn kan tot gevolg hebben dat geen vergoeding plaats vindt.

- Een team dat een geldprijs van € 100 of meer tot en met € 500) wint bij een toernooi, zal 50% moeten afdragen aan de penningmeester. Geldprijzen groter dan € 500 moeten volledig worden afgedragen aan de penningmeester. Het bestuur beslist over de besteding.

- Leider(s) trainer(s) en ouders zijn verantwoordelijk voor correct gebruik van de kleedkamers voor, tijdens en na de trainingen en wedstrijden. D.w.z. ze zien er met name op toe dat geen vernielingen worden aangericht en dat de voetbalschoenen buiten worden schoongemaakt. Bij trainingen geldt ook: schoenen buiten uittrekken!

- De leider(s) of trainer(s) van de jeugdteams wordt dringend gevraagd 30 minuten voor de wedstrijd en 20 minuten voor de training in de kleedkamer te zijn. Na afloop wachten ze tot de laatste speler is vertrokken.

- De leider(s) of trainer(s) zijn er verantwoordelijk voor dat hun kleedkamer bij thuis- en uitwedstrijden.

- Bij thuiswedstrijden ook de kleedkamer van de tegenstanders – veegschoon worden achtergelaten.

- Vernielingen moet binnen 24 uur worden gemeld bij bestuurslid Accommodatie Zaken, ongeacht de aanleiding (moedwil of ongeluk). Van de leider(s) en trainer(s) verwacht het bestuur dat direct wordt gemeld, als één of meer spelers zich schuldig maken aan vandalisme. De meldingsplicht geldt voor uit- en thuiswedstrijden.

- Voor de teams is voor wedstrijden en trainingen de kleedkamerindeling, vermeld in het wedstrijd- of trainingsrooster, bindend.

- De spelers en leiders zijn samen verantwoordelijk voor – al dan niet via een sponsor – aan het begin van het seizoen beschikbaar gestelde kleding, materiaal en spelerspassen. Vermissing of slecht onderhoud moet in verband met de nette uitstraling van de teams worden gemeld bij de materiaalcommissie.

- Leider(s) of trainer(s) moeten zorg dragen voor het deugdelijk wassen van de kleding. De kleding niet uitgeven aan de individuele spelers, maar kleding collectief bewaren in de kledingtas en alle kleding bij toerbeurt door een speler laten wassen.

- Aan het eind van het seizoen neemt de materiaalcommissie kleding, materiaal en spelerspassen in. De leider(s) of trainer(s) zijn verantwoordelijk voor deugdelijke inlevering. De inleverdata zullen tijdig bekend gemaakt worden. Het is de bedoeling dat bij inlevering per sectie de coördinerend leider aanwezig is.

- Het aanschaffen van kleding en materiaal voor de teams of commissies gebeurt door of via de sponsorcommissie, conform haar afspraken met het bestuur. Het is teams en/of (commissie-)leden verboden in eigen beheer kleding en/of materiaal voor wedstrijden of trainingen aan te schaffen. Dit geldt zowel voor het geval men in eigen beheer in de betaling voorziet door sponsorbijdragen en/of vrijwillige bijdragen van de ouders als voor het geval men de vereniging financieel bindt. 

Bij onbevoegde aanschaf waarbij in eigen beheer in de betaling is voorzien, mag de kleding en het materiaal niet tijdens wedstrijden en training van v.v. de Weide worden gebruikt. Bij onbevoegde aanschaf waarbij de vereniging financieel wordt gebonden, kunnen alle kosten op de verantwoordelijke(n) worden verhaald. Daarbij geldt: voor aankopen van minder dan € 250 moet de sponsorcommissie in het bezit te zijn van een door tenminste twee bestuursleden getekende opdrachtbon, voor aankopen tussen € 250 en € 22.500 is fiat van het hele bestuur nodig en voor aankopen van € 22.500 is goedkeuring van de Algemene Ledenvergadering vereist. 

- Als de gemeente velden voor de trainingen heeft afgekeurd, is het verboden de velden te betreden. Van de trainers wordt verwacht dat ze zich tijdig informeren, zodat de spelers ook tijdig informatie kunnen krijgen. Het wordt aan de leider(s) overgelaten hoe ze binnen hun team daarover communiceren.

- Er mag alleen worden getraind op het kunstgrasveld en het kleine trainingsveld. Op het hoofdveld trainen alleen in overleg met het bestuur. In principe kunnen alleen E- en F-teams op één van de andere velden trainen, als ze daarvoor toestemming hebben.

- De gebouwen waarin de kleedkamers zich bevinden en het materiaalhok worden geopend door de trainer die als eerste met zijn trainingen begint en afgesloten door de trainer die het laatste de trainingen eindigt.  De betreffende trainers krijgen van de accommodatiemedewerker bij aanvang van het seizoen één sleutel voor eigen gebruik. Na afloop moeten ze de sleutel weer inleveren.

- Als een speler niet kan komen trainen, dient hij de trainer tijdig in kennis te stellen.

- Voor de wedstrijden is de veldindeling, opgenomen in het wedstrijdrooster dat wekelijks wordt vastgesteld door de persoon die veld-kleedkamerbeheer in zijn/haar pakket heeft, bindend. Een uitzondering geldt bij gedeeltelijke afkeuring van de velden. Dan is de voorrangsregeling die door het bestuur is vastgesteld (ook in kader KNVB-reglement)en bekend gemaakt, bepalend.

- De teams die op een wedstrijddag de eerste wedstrijd op het bepaalde veld spelen moeten zelf zorg dragen voor het plaatsen van de hoekvlaggen en eventueel de kleine doeltjes. De teams die de laatste wedstrijd op het bepaalde veld spelen, moeten zorg dragen voor het opruimen van de hoekvlaggen.

- Voor de trainingen is de veldindeling, opgenomen in het trainingsrooster dat in het bewaarnummer van het clubblad wordt gepubliceerd met eventuele wijzigingen in latere clubbladen, bindend.

- Op tijdstippen buiten wedstrijd- en trainingsrooster, zal het gebruik van de velden worden verdeeld door de persoon welke veld-kleedkamerbeheer in zijn/haar pakket heeft,  op basis van de richtlijnen die door het bestuur zijn vastgesteld en bekend gemaakt.

- Als de gemeente de velden voor de wedstrijden heeft afgekeurd, is het verboden ze te betreden.

- In de zomerstop sluit de gemeente de grasvelden. De sluitingtijdstippen zullen tijdig bekend gemaakt worden.

- In de door het bestuur vast te stellen en tijdig bekend te maken “zomervakantie” en in de kerstvakantie kan er geen gebruik worden gemaakt van de faciliteiten, d.w.z. kleedkamers en materiaalhok blijven dan gesloten.

- Voor training op het kunstgrasveld tijdens de “zomervakantie” is toestemming van de eigenaar, de gemeente Hoogeveen, vereist.

- Voor overtredingen van maatregelen (met name afkeuring en sluiting) die de gemeente als eigenaar van de velden heeft getroffen, is de overtreder (financieel) volledig aansprakelijk. Dit op grond van art. 461 Wetboek van Strafrecht, aangezien het een afgesloten terrein is. De politie surveilleert regelmatig en waarschuwt of bekeurt overtreders. Als de overtreder een lid van de vereniging is, kan het bestuur ook sancties treffen.

- De velden worden elke zaterdag voor 8.00 uur gekeurd door de gemeente Hoogeveen en een consul van de KNVB. Algehele afgelastingen van de velden worden door de KNVB gemeld op teletekstpagina 603 van Nederland 1, 2 en 3). (Gedeeltelijke) afgelastingen zullen zo snel mogelijk door het wedstrijdsecretariaat worden gemeld op de teletekst pagina 324 van v.v. de Weide op TV Drenthe.

- Bij twijfel over afgelasting kunnen de teams, ook voor uitwedstrijden, contact opnemen met het clubgebouw. Van de trainers of leiders wordt verwacht dat ze zich tijdig informeren, zodat ze de spelers ook tijdig kunnen informeren. Het wordt aan de leider(s) overgelaten hoe ze binnen hun team daarover communiceren.

- Voor het spelen in een bepaald team zijn de regels van de KNVB, te vinden op haar website, bindend. In het algemeen geldt dat een speler die 10 wedstrijden op het wedstrijdformulier van zijn team is vermeld, niet meer mag spelen in een lager team. Onderling schuiven moet dan zoveel mogelijk worden voorkomen.  

- Alle voetballers van v.v. de Weide zijn verplicht met scheenbeschermers te voetballen.

- Als een speler op zaterdag niet kan voetballen, dient hij zich uiterlijk op donderdagavond voorafgaande aan de speeldag voor 19.00 uur af te melden bij de leiding van zijn team.

- Op donderdagavond worden eventueel nodige uitwisseling van spelers tussen de teams onderling besproken.

- De leiders moeten het wedstrijdformulier correct invullen. Hiervoor kan men gebruik maken van de teamindelingen die in het bewaarnummer van het clubblad worden gepubliceerd.

- Voetballen zonder lidmaatschap of bij schorsing onder een valse naam is verboden. De KNVB kan dan een boete opleggen. Als dat gebeurt, zal het bestuur de boete via automatische incasso verhalen op de overtreder.

- Elk thuisspelend team moet – als de KNVB geen scheidsrechter heeft aangewezen – zelf een scheidsrechter regelen.

- Aan het in onderling overleg met de tegenstander verplaatsen van competitie- en bekerwedstrijden, zowel uit als thuis, wordt in principe geen medewerking verleend. Mocht het verplaatsen onontkoombaar zijn, dan moet het team dat zelf regelen met de tegenstander.(B-categorie)  De nieuwe speeldatum en het begintijdstip moeten tijdig worden gemeld bij het wedstrijdsecretariaat en bij thuiswedstrijden moet het team tevens in overleg met de kantinecommissie de openstelling van de kantine regelen.

- Alle teams van v.v. de Weide verzamelen zich bij uitwedstrijden bij de kantine, tenzij het team afspreekt dat de spelers